يمتلئ عمل الحسابات الدائنة بالشيكات الصغيرة التي تضيف ما يلي: أسماء الموردين، وأرقام الفواتير، وسجلات الشراء، وحدود الموافقة، والحقول المفقودة، وحالة الدفع، وأسئلة المتابعة. عندما يكون الحجم قابلاً للإدارة، يمكن لفريق الشؤون المالية حمل هذه التفاصيل في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والذاكرة. ومع نمو الأعمال، يبدأ النهج نفسه في إنشاء عمليات إعادة صياغة يمكن تجنبها وملكية غير واضحة.
هذا هو المكان الذي تصبح فيه أتمتة الحسابات الدائنة تستحق التقييم. لا ينبغي أن يكون الهدف هو السماح لسير العمل بالموافقة على الفواتير من تلقاء نفسه. الهدف الأفضل هو إعداد العملية بحيث يصبح الاستلام والفحص والتوجيه وإعداد التقارير الروتيني أكثر قابلية للتكرار بينما يحتفظ موظفو الشؤون المالية المعتمدون بالتحكم في الموافقات والاستثناءات.
بالنسبة لشركة KeepSolid Automations، تعد الحسابات الدائنة فرصة جاهزة للاكتشاف. وهذا يعني أنه يمكن تقييمه من خلال الاكتشاف مقابل العملية الفعلية للعميل والسجلات والأذونات والأدوات وجودة البيانات والمخاطر وقواعد الموافقة. قبل اتخاذ أي قرار بشأن البناء، تحتاج الشركة إلى نموذج تشغيل واضح لما قد تقوم الأتمتة بإعداده، وما يمكن توجيهه، وما قد يقرره شخص واحد فقط.
ابدأ بعنصر التحكم في الموافقة الذي تريد الاحتفاظ به
تبدأ العديد من محادثات أتمتة AP بالتقاط الفاتورة أو استخراجها. وهذا أمر مفهوم، لكنه ليس نقطة البداية الأكثر أمانا. أولاً، حدد عنصر التحكم الذي لا يمكنك تحمل خسارته.
بالنسبة لمعظم الفرق المالية، يتضمن ذلك:
- من يمكنه الموافقة على أنواع أو مبالغ مختلفة للفواتير؛
- ما هي سجلات المصدر التي يجب التحقق منها قبل الموافقة؛
- ما هي التناقضات التي تتطلب المراجعة؛
- ما هو الدليل الذي يجب على المعتمد رؤيته؛
- من يمكنه تغيير سجلات المورد أو البنك أو الشراء أو حالة الدفع؛
- كيفية تسجيل قرارات الموافقة والاستثناء.
وهذا مهم لأن سير عمل الموافقة على الفاتورة ليس مجرد مسار توجيه. إنه هيكل التحكم. إذا كانت سلطة الموافقة غامضة قبل الأتمتة، فإن الأتمتة يمكن أن تجعل الغموض أسرع وأصعب في التفتيش. إذا كانت سلطة الموافقة صريحة، فيمكن أن تدعم الأتمتة الأشخاص الذين يملكون القرار بالفعل.
السؤال العملي بسيط: ما الذي يجب أن يحصل عليه المراجع حتى يتمكن من الموافقة على الفاتورة أو رفضها أو إرجاعها دون البحث عن الرسائل والملفات غير ذات الصلة؟
قم بتعيين رحلة الفاتورة قبل اختيار ما سيتم تشغيله تلقائيًا
تبدأ عملية أتمتة الحسابات الدائنة المفيدة برحلة الفاتورة كما هي موجودة بالفعل اليوم. لا تبدأ بتدفق مثالي. قم بتخطيط الجزء الحالي أولاً، بما في ذلك الأجزاء الفوضوية.
قم بتوثيق المسار من استلام الفاتورة إلى السجل المالي الذي تمت مراجعته:
- أين تدخل الفواتير إلى العمل؛
- كيفية التعرف على التكرارات والفواتير المنقحة ومتابعة الموردين؛
- ما هي الحقول التي يجب التقاطها؛
- أي سجلات البائع أو الشراء أو العقد أو الاستلام أو الميزانية المستخدمة للتحقق؛
- ما هي القواعد التي يمكن أن تكون حتمية؛
- ما هي الأسئلة التي تتطلب مراجعة المالية أو العمليات أو المشتريات أو المالك؛
- كيف يتم تسليم السجلات المعتمدة إلى خطوة الدفع أو إعداد التقارير التالية.
يجب أن تحدد هذه الخريطة أيضًا النقاط التي تعتمد فيها الشركة على الحكم الشخصي. على سبيل المثال، قد تحدد قاعدة المطابقة أن مبلغ الفاتورة يختلف عن سجل الشراء المعتمد. يمكن أن تظهر الأتمتة عدم التطابق مع الأدلة المصدرية. ولا ينبغي لها أن تقرر بصمت أن الاختلاف مقبول ما لم تكن الشركة قد صممت هذه القاعدة ووافقت عليها بشكل صريح للسياق المحدد.
قم بإعداد سجلات المصدر قبل المعالجة الآلية للفواتير
تعتمد المعالجة الآلية للفواتير على جودة ومدى توفر السجلات المستخدمة للتدقيق. إذا كانت أسماء الموردين غير متسقة، أو كانت سجلات الشراء غير مكتملة، أو كانت حدود الموافقة موجودة فقط في أذهان الأشخاص، فإن تقييم الأتمتة سيجد العمل العملية قبل العمل الفني.
يتضمن الإعداد المفيد ما يلي:
- تطبيع أسماء الموردين ومعرفاتهم حيثما أمكن؛
- تحديد السجل المعتمد لبيانات البائع والشراء والاستلام والموافقة؛
- الاحتفاظ بملفات الفواتير الأصلية أو الرسائل لفحص المراجع؛
- تحديد الحقول المطلوبة لكل نوع فاتورة؛
- فصل بيانات الفاتورة عن قرارات الموافقة؛
- تحديد من يملك التصحيحات عندما تكون بيانات المصدر غير كاملة أو متضاربة.
لا يتطلب هذا الإعداد نظامًا ماليًا مثاليًا. إنه يتطلب الوضوح. يمكن لسير عمل الأتمتة المُدار فقط تطبيق القواعد وتوجيه العمل وتقديم الأدلة مقابل المصادر المسموح له بالوصول إليها والثقة بها. يجب أن يختبر Discovery ما إذا كانت هذه المصادر متاحة ومسموح بها ومستقرة ومناسبة لمستوى الرقابة المالية الذي يحتاجه العمل.
افصل قواعد المطابقة عن قرارات الموافقة
تعد المطابقة أحد أهم موضوعات الإعداد لبرنامج AP لأنها قد تبدو وكأنها موافقة من مسافة بعيدة. وينبغي أن يظل الاثنان منفصلين.
قد تقوم قاعدة المطابقة بمقارنة فاتورة مقابل الشراء أو البائع أو الاستلام أو سجلات الموافقة الداخلية المتوفرة. قد يتحقق ما إذا كانت الحقول المطلوبة موجودة. وقد تشير إلى مبلغ غير متوقع، أو مرجع شراء مفقود، أو رقم فاتورة مكرر، أو تفاصيل مورد جديدة، أو حالة دفع غير متسقة.
الموافقة مختلفة. تؤكد الموافقة أن الشخص المخول يقبل الفاتورة للخطوة التالية المحددة. في عملية خاضعة للرقابة، قد تقوم الأتمتة بإعداد حزمة الموافقة، وتوجيهها إلى المراجع المناسب، وتذكير المالك، وتسجيل القرار. ولا ينبغي أن يكون واضحًا من الذي اتخذ القرار أو لماذا.
يدعم هذا الفصل الفصل بين الواجبات. لا ينبغي السماح لنفس الشخص أو سير العمل بإنشاء بيانات المصدر الهامة أو تغييرها، والموافقة على الفاتورة، وتنفيذ الإجراءات المالية المادية دون الضوابط التي تتطلبها الأعمال. ويعتمد التصميم الصحيح على مستوى المخاطر في الشركة وسياساتها الداخلية، لذا فهو ينتمي إلى الاكتشاف والحوكمة، وليس إلى قالب عام.
قم ببناء فئات الاستثناءات قبل إنشاء قوائم انتظار الاستثناءات
تكون قوائم الانتظار الاستثناءية مفيدة فقط عندما تعرف الشركة ما ينتمي إليها. وإلا فإنها ستصبح بريدًا واردًا آخر.
ابدأ بتحديد فئات معالجة استثناءات الفاتورة بلغة الأعمال. قد تتضمن الفئات الشائعة ما يلي:
- حقول مطلوبة مفقودة أو غير قابلة للقراءة؛
- فاتورة مكررة محتملة؛
- تفاصيل المورد لا تتطابق مع السجلات المعتمدة؛
- مبلغ الفاتورة أو الكمية أو الضريبة أو الشروط لا تتطابق مع السجل المتاح؛
- مرجع شراء أو إيصال أو عقد أو ميزانية مفقود؛
- مالك الموافقة غير واضح؛
- وصلت الفاتورة من خلال غير معتمد القناة؛
- حالة الدفع أو دليل التسوية غير مكتمل.
لكل فئة، حدد المالك والأدلة المطلوبة والإجراءات المسموح بها ومسار التصعيد والإجراء الاحتياطي. قد يحتاج المراجع المالي إلى الفاتورة الأصلية والحقول المستخرجة ونتائج المطابقة والسجلات ذات الصلة وشرح مختصر لسبب وضع العنصر في قائمة الانتظار. يحتاج المراجع أيضًا إلى السلطة والوقت لرفض العنصر أو إرجاعه، وليس مجرد النقر خلال قائمة الانتظار.
هذا هو المكان الذي يمكن أن تكون فيه الأتمتة مفيدة دون أن تتولى الحكم. يمكنه منع حالات الفشل الصامتة، والاحتفاظ بأدلة المصدر المرفقة، وإعادة محاولة الخطوات القابلة للاسترداد، والإبلاغ عن استثناءات التقادم. ويبقى القرار للموظفين المخولين.
قرر ما يُسمح لسير العمل بالقيام به
قبل أن يتعمق اكتشاف التنفيذ، قم بتدوين أذونات سير العمل بلغة واضحة.
بالنسبة إلى AP، قد يميز نموذج الإذن الحذر بين إجراءات مثل:
- قراءة ملفات الفاتورة من القنوات المعتمدة؛
- تصنيف المستندات واستخراج الحقول للمراجعة؛
- مقارنة حقول الفاتورة بالسجلات المعتمدة؛
- إنشاء عنصر مراجعة أو مسودة سجل مالي؛
- إخطار مالك الموافقة؛
- تحديث الحالة بعد قرار بشري؛
- إنشاء تقارير الاستثناءات المتكررة وحالة الدفع.
تتطلب الإجراءات عالية التأثير مزيدًا من العناية. يجب أن تتطلب المعاملات المالية المادية أو التغييرات المصرفية للموردين أو التعديلات المدمرة أو التغييرات الإدارية أو الإجراءات الخارجية التي لا رجعة فيها موافقة صريحة وضوابط مناسبة. نظرة عامة على منتج KeepSolid Automations تتعامل مع التنفيذ المالي التبعي باعتباره مجالًا للإدارة العليا، وليس شيئًا يمكن الإشارة إليه ضمنيًا في مقالة إعداد AP القياسية.
السؤال الأكثر أمانًا للتحضير هو: إذا كان سير العمل ينفذ هذا الإجراء بشكل غير صحيح، فمن يلاحظ ذلك، ومن يمكنه إيقافه، وكيف يتم تصحيح السجل؟
حدد التقارير التي تساعد الأشخاص على إدارة العملية
لا ينبغي أن يكون إعداد التقارير فكرة لاحقة. إنه جزء من التحكم في الموافقة.
بالنسبة للحسابات الدائنة، قد تساعد التقارير المتكررة القادة على معرفة:
- الفواتير في انتظار المراجعة؛
- فئات الاستثناء والتقادم؛
- سجلات المصدر المفقودة؛
- اختناقات الموافقة؛
- متابعة حالة الدفع؛
- مشكلات الموردين المتكررة؛
- خطوات المعالجة التي تحتاج إلى قواعد أو ملكية أفضل.
يجب إنشاء هذه التقارير من السجلات التي تم التحقق منها والتمييز بوضوح بين الحقائق والقيم المستخرجة وحالة سير العمل والقرارات البشرية. التقرير الذي يخفي عدم اليقين يمكن أن يخلق ثقة زائفة. تقرير مفيد يوضح مكان عمل العملية، ومكان حظرها، والمالك الذي يمكنه حل السؤال التالي.
ما الذي ستقيمه شركة KeepSolid Automations عند الاكتشاف
نظرًا لأن أتمتة الحسابات الدائنة تمثل فرصة جاهزة للاكتشاف، فإن الخطوة التالية المسؤولة ليست وعدًا عامًا. إنه تقييم لعملية AP المحددة.
في محادثة الاكتشاف، قد تقوم شركة KeepSolid Automations بفحص ما يلي:
- قنوات استلام الفاتورة وتنسيقات المستندات؛
- احتياجات التصنيف والاستخراج الميداني؛
- السجلات المصدر المستخدمة لفحص الموردين والشراء والاستلام والموافقة والدفع؛
- قواعد المطابقة الحتمية وسياسات التسامح التي تمت الموافقة عليها بالفعل من قبل الشركة؛
- فئات الاستثناء والمالكين ومسارات التصعيد؛
- متطلبات توجيه الموافقة وفصل الواجبات؛
- الإبلاغ عن احتياجات التمويل والعمليات وأصحاب الأعمال؛
- الأذونات، والوصول إلى البيانات، وتاريخ التدقيق، والاحتياط، ومتطلبات المراقبة.
يجب أن توضح نتائج هذا التقييم ما إذا كانت العملية جاهزة لتصميم التشغيل الآلي، وحيث تحتاج السجلات أو القواعد إلى التنظيف أولاً، وما هي الخطوات التي يجب أن تظل قيد المراجعة البشرية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن للأتمتة الموافقة على فواتير الموردين تلقائيًا؟
بالنسبة لهذا الموضوع، فإن الافتراض الأكثر أمانًا هو لا. قد تقوم الأتمتة بإعداد خطوات الموافقة وتوجيهها وتذكيرها وتسجيلها، ولكن يجب على الموظفين الماليين المعتمدين الاحتفاظ بمسؤولية الموافقة ما لم يتم التحقق من صحة عملية عميل معينة رسميًا باستخدام الضوابط المطلوبة. لا تطالب هذه المقالة بالموافقة المستقلة أو تنفيذ الدفع.
ما الذي يجب إعداده قبل البدء في اكتشاف أتمتة AP؟
قم بإعداد رحلة الفاتورة الحالية، وسجلات المصدر، وسلطة الموافقة، وقواعد المطابقة، وفئات الاستثناءات، واحتياجات إعداد التقارير، وحدود الأذونات. وكلما كانت هذه الأمور أكثر وضوحًا، أصبح من الأسهل تقييم ما يمكن أن تدعمه الأتمتة وما يجب أن يظل في متناول الأشخاص.
هل يكفي استخراج الفاتورة لأتمتة الحسابات الدائنة؟
لا. الاستخراج هو جزء واحد فقط من العملية. يحتاج سير عمل AP الذي يتم التحكم فيه أيضًا إلى دليل المصدر، ومنطق المطابقة، وسلطة المراجع، ومعالجة الاستثناءات، ورؤية الحالة، وطريقة للاسترداد عندما تكون البيانات مفقودة أو غير متسقة.
كيف يمكن للشركة أن تحافظ على الفصل بين الواجبات؟
تغييرات منفصلة لبيانات المصدر، ومراجعة الفواتير، وقرارات الموافقة، والإجراءات المتعلقة بالدفع، ومسؤوليات إعداد التقارير. ثم حدد ما يمكن لسير العمل قراءته وإعداده وتوجيهه وتحديثه فقط بعد الموافقة. ويعتمد التصميم الدقيق على أنظمة الشركة وأذوناتها ومتطلبات المخاطر.
يبدأ سير عمل AP الذي يتم التحكم فيه قبل الإنشاء
تعمل أتمتة الحسابات الدائنة بشكل أفضل كمسألة تصميم تشغيلي قبل أن تصبح مشروعًا تقنيًا. يجب أن يعرف الفريق المالي السجلات المهمة، والقواعد الحتمية، والاستثناءات التي تحتاج إلى أشخاص، والإجراءات التي لا يُسمح لسير العمل باتخاذها.
لا يؤدي هذا الإعداد إلى إبطاء المشروع. فهو يمنح الاكتشاف هدفًا مفيدًا: معالجة يدوية أقل للمستندات، وحزم مراجعة أكثر وضوحًا، واستثناءات مرئية، والتحكم في الموافقة الذي يظل في يد الأشخاص المناسبين.
إذا أصبحت إدارة عملية فاتورة المورد الخاصة بك أكثر صعوبة من خلال البريد الإلكتروني وجداول البيانات والمتابعة اليدوية، فيمكن أن تساعدك KeepSolid Automations في تقييم ما إذا كان سير عمل الأتمتة المُدار مناسبًا لعملية AP الخاصة بك وما الذي يجب التحقق من صحته قبل المضي قدمًا.
