Работа с кредиторской задолженностью полна небольших проверок, которые складываются: имена поставщиков, номера счетов, записи о покупках, пределы утверждения, недостающие поля, статус платежа и дополнительные вопросы. Когда объем управляемый, финансовая команда может хранить эту информацию в цепочках электронной почты, электронных таблицах и памяти. По мере роста бизнеса тот же подход начинает приводить к доработкам, которых можно избежать, и к неясной собственности.
Именно здесь стоит оценить автоматизацию кредиторской задолженности. Цель не должна заключаться в том, чтобы позволить рабочему процессу самостоятельно утверждать счета. Лучшая цель — подготовить процесс так, чтобы рутинные прием, проверка, маршрутизация и отчетность стали более повторяемыми, в то время как уполномоченный финансовый персонал будет контролировать утверждения и исключения.
Для KeepSolid Automations кредиторская задолженность — это возможность, готовая к обнаружению. Это означает, что его можно оценить посредством обнаружения фактического процесса клиента, записей, разрешений, инструментов, качества данных, рисков и правил утверждения. Прежде чем принимать решение о создании, бизнесу необходима четкая операционная модель того, что может подготовить автоматизация, какие маршруты она может направить и что может решить только человек.
Начните с контроля одобрения, который вы хотите сохранить
Многие разговоры об автоматизации AP начинаются со сбора или извлечения счетов. Это понятно, но это не самая безопасная отправная точка. Во-первых, определите контроль, который вы не можете позволить себе потерять.
Для большинства финансовых команд это включает в себя:
- кто может утверждать различные типы или суммы счетов;
- какие исходные записи должны быть проверены перед утверждением;
- какие несоответствия требуют проверки;
- какие доказательства необходимо видеть утверждающему лицу;
- кто может изменять записи поставщика, банка, покупки или статуса платежа;
- как фиксируются решения об утверждении и исключении.
Это важно, поскольку рабочий процесс утверждения счетов — это не просто путь маршрутизации. Это структура управления. Если полномочия по утверждению неясны до автоматизации, автоматизация может сделать неясность более быстрой и трудной для проверки. Если полномочия по утверждению выражены явно, автоматизация может поддержать людей, которым уже принадлежит решение.
Практический вопрос прост: что должен получить проверяющий, чтобы он мог утвердить, отклонить или вернуть счет, не просматривая несвязанные сообщения и файлы?
Составьте схему пути к выставлению счетов, прежде чем выбирать, что автоматизировать
Полезный процесс автоматизации кредиторской задолженности начинается с процесса выставления счетов в том виде, в каком он существует сегодня. Не начинайте с идеализированного потока. Сначала нанесите на карту текущий, включая беспорядочные части.
Задокументируйте путь от получения счета до проверенной финансовой записи:
- где счета-фактуры попадают в бизнес;
- как распознаются дубликаты, исправленные счета-фактуры и последующие действия поставщика;
- какие поля должны быть зафиксированы;
- какие записи поставщика, покупки, контракта, квитанции или бюджета используются для проверки;
- какие правила могут быть детерминированными;
- какие вопросы требуют проверки финансов, операций, закупок или владельца;
- как утвержденные записи передаются на следующий этап платежа или отчетности.
На этой карте также следует указать моменты, в которых бизнес полагается на личное суждение. Например, правило сопоставления может определить, что сумма счета отличается от утвержденной записи о покупке. Автоматизация может выявить это несоответствие исходным данным. Ему не следует молча принимать решение о том, что разница приемлема, если компания явно не разработала и не одобрила это правило для конкретного контекста.
Подготовьте исходные записи перед автоматической обработкой счетов
Автоматическая обработка счетов зависит от качества и доступности записей, используемых для проверки. Если имена поставщиков не совпадают, записи о закупках неполны или ограничения по одобрению существуют только в головах людей, при оценке автоматизации будет обнаружена процессная работа, а не техническая работа.
Полезная подготовка включает в себя:
- нормализация названий и идентификаторов поставщиков, где это возможно;
- решение, какая запись является достоверной для данных о поставщике, покупке, получении и утверждении;
- сохранение оригинальных файлов счетов или сообщений для проверки рецензентом;
- определение обязательных полей для каждого типа счетов;
- отделение данных счетов от решений об утверждении;
- определение того, кому принадлежат исправления, если исходные данные неполны или противоречивы.
Эта подготовка не требует идеальной финансовой системы. Это требует ясности. Управляемый рабочий процесс автоматизации может применять только правила, маршрутизировать работу и предоставлять доказательства в отношении источников, к которым ему разрешен доступ и которым он может доверять. Обнаружение должно проверить, доступны ли эти источники, разрешены ли они, стабильны ли они и подходят ли они для уровня финансового контроля, необходимого бизнесу.
Отделить правила сопоставления от решений об одобрении
Соответствие — одна из самых важных тем при подготовке AP, поскольку на расстоянии оно может выглядеть как одобрение. Эти двое должны оставаться отдельными.
Правило сопоставления может сравнивать счет-фактуру с доступными записями о покупке, поставщике, квитанции или внутреннем утверждении. Он может проверить наличие обязательных полей. Он может сообщать о непредвиденной сумме, отсутствующем номере счета-фактуры, дублирующемся номере счета, новых сведениях о поставщике или противоречивом статусе платежа.
Одобрение бывает разное. Утверждение подтверждает, что уполномоченное лицо принимает счет для определенного следующего шага. В контролируемом процессе автоматизация может подготовить пакет одобрения, направить его нужному рецензенту, напомнить владельцу и записать решение. Не должно быть размытия о том, кто принял решение и почему.
Такое разделение поддерживает разделение обязанностей. Одному и тому же лицу или рабочему процессу не должно быть разрешено создавать или изменять важные исходные данные, утверждать счета и выполнять существенные финансовые действия без средств контроля, необходимых для бизнеса. Правильный дизайн зависит от уровня риска и внутренней политики компании, поэтому он относится к обнаружению и управлению, а не к общему шаблону.
Создавайте категории исключений перед созданием очередей исключений
Очереди исключений полезны только в том случае, если компания знает, что в них содержится. В противном случае они станут еще одним почтовым ящиком.
Начните с определения категорий обработки исключений в счетах на деловом языке. Общие категории могут включать:
- отсутствуют или нечитаемы обязательные поля;
- возможен дублирующийся счет;
- сведения о поставщике не соответствуют утвержденным записям;
- сумма, количество, налог или условия счета не соответствуют доступной записи;
- отсутствует ссылка на покупку, квитанцию, контракт или бюджет;
- неизвестен владелец утверждения;
- счет поступил по неутвержденному каналу;
- статус платежа или доказательства сверки неполны.
Для каждой категории укажите владельца, необходимые доказательства, разрешенные действия, путь эскалации и резервный вариант. Финансовому рецензенту может понадобиться исходный счет, извлеченные поля, результаты сопоставления, связанные записи и краткое объяснение того, почему элемент был поставлен в очередь. Рецензенту также нужны полномочия и время, чтобы отклонить или вернуть элемент, а не просто просматривать очередь.
В этом случае может помочь автоматизация, позволяющая избежать принятия решений. Он может предотвращать сбои без уведомления, сохранять исходные данные, повторять восстанавливаемые шаги и сообщать об исключениях устаревания. Решение остается за уполномоченным персоналом.
Решите, что разрешено делать рабочему процессу
Прежде чем углубляться в обнаружение реализации, запишите разрешения рабочего процесса простым языком.
Для AP модель осторожного разрешения может различать такие действия, как:
- чтение файлов счетов из утвержденных каналов;
- классификация документов и извлечение полей для проверки;
- сравнение полей счетов с утвержденными записями;
- создание элемента проверки или черновая финансовая запись;
- уведомление владельца утверждения;
- обновление статуса после решения человека;
- создание повторяющихся исключений и отчетов о статусе платежей.
Действия с высокой эффективностью требуют большей осторожности. Существенные финансовые операции, изменения в банковских операциях поставщиков, разрушительные правки, административные изменения или необратимые внешние действия должны требовать явного одобрения и соответствующего контроля. В обзоре продукта для KeepSolid Automations последовательное финансовое исполнение рассматривается как область более высокого уровня управления, а не как нечто, что можно подразумевать в стандартной статье по подготовке AP.
Самый безопасный вопрос подготовки: если рабочий процесс выполнит это действие неправильно, кто это заметит, кто сможет это остановить и как будет исправлена запись?
Определите отчетность, которая поможет людям управлять процессом
Отчетность не должна оставаться второстепенной задачей. Это часть контроля одобрения.
Что касается кредиторской задолженности, периодические отчеты могут помочь руководителям увидеть:
- счета, ожидающие рассмотрения;
- категории исключений и устаревание;
- отсутствующие исходные записи;
- узкие места в утверждении;
- отслеживание статуса платежей;
- повторяющиеся проблемы с поставщиками;
- этапы процесса, требующие более эффективных правил или владения.
Эти отчеты должны строиться на основе проверенных записей и четко различать факты, извлеченные значения, состояние рабочего процесса и человеческие решения. Отчет, в котором скрывается неопределенность, может создать ложную уверенность. Полезный отчет показывает, где процесс работает, где он заблокирован и какой владелец может решить следующий вопрос.
Что KeepSolid Automations будет оценивать при обнаружении
Поскольку автоматизация кредиторской задолженности — это готовая к открытию возможность, следующий ответственный шаг — это не общее обещание. Это оценка конкретного процесса AP.
В ходе ознакомительного разговора KeepSolid Automations может изучить:
- каналы приема счетов и форматы документов;
- потребности в классификации и извлечении полей;
- исходные записи, используемые для проверки поставщика, покупки, получения, утверждения и статуса платежа;
- детерминированные правила сопоставления и политики допуска, которые уже одобрены бизнесом;
- категории исключений, владельцы и пути эскалации;
- требования к маршрутизации утверждения и разделение обязанности;
- отчетность о потребностях финансов, операций и владельцев бизнеса;
- разрешения, доступ к данным, история аудита, резервные возможности и требования к мониторингу.
Результаты этой оценки должны выяснить, готов ли процесс к проектированию автоматизации, где записи или правила нуждаются в очистке в первую очередь и какие этапы должны оставаться под контролем человека.
Часто задаваемые вопросы
Может ли автоматизация автоматически утверждать счета поставщиков?
Для этой темы более безопасным предположением является «нет». Автоматизация может подготовить, маршрутизировать, напомнить и записать этапы утверждения, но уполномоченный финансовый персонал должен нести ответственность за утверждение, если только конкретный клиентский процесс не был официально проверен с использованием необходимых средств контроля. Эта статья не претендует на автономное одобрение или выполнение платежа.
Что следует подготовить перед началом автоматического обнаружения точек доступа?
Подготовьте текущий путь к счету, исходные записи, полномочия утверждения, правила сопоставления, категории исключений, потребности в отчетности и границы разрешений. Чем яснее они будут, тем легче оценить, что может поддерживать автоматизация, а что должно оставаться в памяти людей.
Достаточно ли извлечения счетов-фактур для автоматизации кредиторской задолженности?
<р>Нет. Экстракция — это только одна часть процесса. Контролируемый рабочий процесс точки доступа также требует подтверждения источника, логики сопоставления, полномочий проверяющего, обработки исключений, видимости статуса и способа восстановления в случае отсутствия или противоречивости данных.
Как бизнесу сохранить разделение обязанностей?
Отдельные изменения исходных данных, проверка счетов, решения об утверждении, действия, связанные с платежами, и обязанности по отчетности. Затем определите, что рабочий процесс может читать, подготавливать, маршрутизировать и обновлять только после утверждения. Конкретный дизайн зависит от бизнес-систем, разрешений и требований к рискам.
Рабочий процесс контролируемой точки доступа начинается перед сборкой
Автоматизация кредиторской задолженности лучше всего работает как вопрос оперативного проектирования, прежде чем она станет техническим проектом. Финансовый отдел должен знать, какие записи важны, какие правила являются детерминированными, какие исключения нужны людям и какие действия в рабочем процессе выполнять запрещено.
Эта подготовка не замедляет реализацию проекта. Это дает обнаружению полезную цель: меньше ручной обработки документов, более четкие пакеты проверки, видимые исключения и контроль утверждения, который остается за нужными людьми.
Если вам становится все труднее управлять процессом выставления счетов поставщикам с помощью электронной почты, электронных таблиц и ручного контроля, KeepSolid Automations может помочь вам оценить, подходит ли управляемый рабочий процесс автоматизации для вашего процесса AP и что необходимо проверить, прежде чем двигаться вперед.
