لا يتم إنشاء معظم المستندات المتراكمة من خلال فاتورة أو عقد واحد صعب. ويتم إنشاؤها عندما تصل المستندات العادية عبر قنوات مختلفة، أو تصل بتنسيقات مختلفة، أو تصل بدون الحقول التي يحتاجها فريق المصب. يقضي الأشخاص بعد ذلك وقتًا في البحث عن المصدر، والتحقق مما هو مفقود، وتحديد ما إذا كان يمكن المضي قدمًا في العنصر أم لا.
هذه هي نقطة البداية المفيدة لـ أتمتة المستندات: وليس “هل يمكننا إزالة الأشخاص من العملية؟” ولكن “ما هي الفحوصات القابلة للتكرار التي يمكن أن تتبع قاعدة واضحة، وما هي الحالات التي تحتاج إلى شخص ليقررها؟”
بالنسبة لقادة العمليات والتمويل والمشتريات والخدمات، يجب تصميم الإجابة قبل أي قرار تنفيذ. تفصل العملية السليمة بين المدخلات الروتينية والاستثناءات، وتحافظ على الأدلة التي يحتاجها المراجع، وتمنح شخصًا ما السلطة لإيقاف العمل أو إعادة توجيهه عندما لا يتناسب المستند مع المسار العادي.
الأتمتة هي حد، وليست قرارًا شاملاً
من المغري وصف عمل المستندات كنشاط واحد: مسحه ضوئيًا واستخراج البيانات وإرساله. من الناحية العملية، تحمل المستندات المتكررة مخاطر مختلفة. قد يكون المستند الكامل والمألوف مع الحقول المتوقعة مرشحًا لمسار معالجة محدد. يعد المستند الذي يحتوي على مبلغ مفقود، أو سجل مورد متضارب، أو بند غير عادي، أو ملكية غير واضحة، أو محتوى حساس نوعًا مختلفًا من العمل.
الحدود مهمة لأن نتيجة الاستخراج ليست هي نفسها قرار العمل. قد تساعد الخطوة الآلية في تنظيم المعلومات؛ ولا ينبغي أن تصبح سلطة الموافقة بهدوء.
التقسيم الأول المفيد يبدو كالتالي:
- العمل الروتيني المدعوم بالأدلة: تلقي مستند، وتحديد نوعه، واستخراج الحقول المتفق عليها، والتحقق من المعلومات المطلوبة، وإرفاق المصدر الأصلي، وتوجيهه وفقًا لقاعدة معتمدة.
- الاستثناءات التي تحتاج إلى مراجعة: المستندات غير الكاملة، أو منخفضة الثقة، أو غير العادية، أو الحساسة، أو عالية التأثير، أو المالية، أو التعاقدية، أو خارج القاعدة المتفق عليها.
هذه هي الطريقة التي يظل بها سير عمل معالجة المستندات مفهومًا. المسار العادي صريح، ومسار الاستثناء ليس فكرة لاحقة.
ما الذي قد يكون مناسبًا لمسار روتيني محدد
أثناء الاكتشاف، يمكن للفريق فحص ما إذا كانت بعض خطوات القبول المتكررة مستقرة بدرجة كافية لتقييم التشغيل الآلي. على سبيل المثال، قد يكون سير العمل قادرًا على تصنيف نوع مستند معروف، وإعداد عرض منظم للحقول المحددة، والتحقق من وجود المعلومات المطلوبة، وإرسال عنصر كامل إلى الخطوة المعتمدة التالية.
هذا لا يعني أن كل عنصر “آمن” لأنه يشبه نموذجًا مألوفًا. يجب أن تكون القواعد ملموسة. حدد أنواع المستندات في النطاق، والحقول المهمة، والأدلة المصدرية التي يجب أن تظل مرفقة، والشرط الذي يسمح للعنصر بالمضي قدمًا.
بالنسبة لفاتورة المورد، قد يقوم المسار الروتيني بإعداد المستند للمراجعة من خلال:
- التقاط الملف الوارد من مصدر معتمد؛
- تحديده كفاتورة واستخراج الحقول المتفق عليها في عرض منظم؛
- التحقق من الحقول المطلوبة ومقارنة السجلات المتاحة بموجب قواعد محددة؛
- الحفاظ على المستند الأصلي وسياق المصدر ذي الصلة؛ و
- توجيه العنصر المطابق الكامل إلى خطوة الموافقة المعتمدة.
يُجهز سير العمل ويوجهه. يحتفظ الأشخاص المرخص لهم بالموافقة ومسؤوليات الفصل بين الواجبات. ويعد هذا التمييز مهمًا بشكل خاص لفرق التمويل والمشتريات.
تحتاج المعالجة الذكية للمستندات إلى تصميم استثنائي
عبارة المعالجة الذكية للمستندات غالبًا ما تلفت الانتباه إلى التعرف على المستندات أو استخراجها. وهذه قدرات مفيدة للتقييم، ولكنها ليست سوى جزء من عملية التشغيل. توضح إرشادات ميكروسوفت بشأن درجات الثقة نقطة عملية: يمكن أن تساعد إشارة الثقة في تحديد متى يجب فحص الحقل المستخرج بدلاً من التعامل معه على أنه حقيقة ثابتة. تعلم Microsoft
السؤال الأهم هو ماذا سيحدث بعد ذلك؟ من يرى نتيجة منخفضة الثقة؟ هل يستطيع هذا المراجع فحص المستند الأصلي؟ فهل لديهم الوقت والسلطة لتصحيحه أو رفضه؟ ماذا يحدث إذا كان المصدر المطلوب مفقودًا أو كان السجلان مختلفين؟
يوفر سير عمل مراجعة المستندات الفعال للمراجعين السياق اللازم لاتخاذ قرار مفيد. ويجب أن يتضمن المصدر الأصلي، والمعلومات المستخرجة أو الملخصة، وسبب وضع علامة على العنصر، واختيارًا واضحًا لقبول العنصر أو إعادته أو طلب التوضيح أو توجيهه إلى مكان آخر.
تؤكد مناقشة AWS لمعالجة مستندات الإنتاج أيضًا على أن الاستخراج وحده غير كافٍ؛ يعد تقييم الجودة والتحقق من صحة قواعد العمل والمراجعة البشرية والاختبار ومعالجة الأخطاء جزءًا من سير العمل الأوسع. يعد هذا مبدأ تشغيل مفيدًا، وليس وعدًا بشأن تطبيق معين لـ KeepSolid Automations. مدونة AWS للتعلم الآلي
حدد معالجة استثناءات المستند قبل ملء قائمة الانتظار
تعد المعالجة الجيدة لاستثناءات المستندات أمرًا محددًا. “أرسله إلى إنسان” لا يكفي إذا لم يكن أحد يعرف من هو هذا الإنسان، أو ما يحتاج إلى رؤيته، أو القرار المصرح له باتخاذه.
قبل تقييم فرصة التشغيل الآلي، قم بتوثيق فئات الاستثناءات التي تهم الشركة. وقد تشمل:
- حقل مفقود أو غير قابل للقراءة أو غير متوافق مع المصدر؛
- نوع المستند لا يتطابق مع مسار الاستلام المتوقع؛
- إشارة الثقة أقل من الحد المتفق عليه؛
- السجل المطلوب أو مرجع الشراء أو الموافقة غير متاح؛
- المحتوى حساس أو يفتقر المراجع إلى السلطة المطلوبة؛
- يمكن أن يؤثر العنصر على عقد أو دفع أو موقف قانوني أو أي شيء آخر تبعي النتيجة.
لكل فئة، حدد أربعة عناصر عملية: المشغل، والدليل المحتفظ به مع العنصر، والمراجع المحدد أو مالك التصعيد، والإجراءات التالية المسموح بها. حدد أيضًا الإجراء الاحتياطي إذا فشل المسار العادي أو لم يتمكن المراجع من التصرف في الوقت المناسب. تؤدي قائمة الانتظار بدون ملكية إلى نقل حالة عدم اليقين إلى بريد وارد آخر.
اجعل المراجع متحكمًا في القرارات ذات الصلة
تسهل أقوى عمليات سير عمل المستندات على الأشخاص مراجعة التفاصيل المهمة وتجعل من الصعب على النظام تجاوز دوره. يحتاج المراجعون إلى الوصول إلى المستند المصدر، والسجلات الداعمة ذات الصلة، وشرح كافٍ لفهم سبب توجيه العنصر إليهم.
إنهم بحاجة أيضًا إلى سلطة حقيقية. المراجع الذي يمكنه فقط النقر فوق “موافقة” لا يوفر تحكمًا ذا معنى. يجب أن يكونوا قادرين على رفض المخرجات، أو طلب المعلومات المفقودة، أو تحديد مسار بديل، أو إيقاف العملية مؤقتًا عندما لا تعد القواعد مناسبة للموقف.
يتماشى هذا مع نقطة أوسع من أبحاث معهد IBM لقيمة الأعمال: تقوم المؤسسات بتوسيع نطاق الذكاء الاصطناعي من خلال الأشخاص، وإعادة تصميم العمليات، وحواجز الحماية، ودعم القرار – وليس من خلال متابعة التشغيل الآلي بشكل منفصل. في العمل المستندي، يعني ذلك تعيين ملكية العملية ومسؤولية المراجعة قبل تحديد مقدار التفسير الذي يجب أن يؤديه سير العمل. معهد IBM لقيمة الأعمال
قائمة مرجعية لاكتشاف استلام المستندات
يمكن لشركة KeepSolid Automations تقييم كمية المستندات ومعلوماتها باعتبارها فرصة جاهزة للاكتشاف. والهدف هو فهم ظروف التشغيل الحقيقية قبل اقتراح مسار التصميم أو التنفيذ.
تغطي محادثة الاكتشاف المفيدة ما يلي:
- ما هي أنواع المستندات المتكررة وأين تدخل إلى العمل؛
- ما هي الحقول ومراجع المصدر وعمليات التحقق المطلوبة لكل نوع؛
- ما الذي يشكل عنصرًا روتينيًا كاملاً مقابل الاستثناء؛
- ما هي الاستثناءات التي تتطلب مراجعًا ماليًا أو مشتريات أو قانونيًا أو خدميًا أو أي مراجع آخر مسؤول؛
- ما هي الأذونات وحدود الوصول والأدلة التي يحتاجها المراجع؛
- ما هي معايير القبول، ومعالجة الأخطاء، ومسار الاسترداد، والرجوع اليدوي المناسبة؛ و
- أي الإجراءات يجب أن تظل دائمًا تحت موافقة بشرية صريحة.
قد تكون نتيجة هذا التقييم عبارة عن خريطة عملية أكثر وضوحًا، وليس قرار بناء فوري. قد تكون بعض مسارات العمل جاهزة لمزيد من التصميم؛ وقد يحتاج البعض الآخر إلى مدخلات أنظف، أو ملكية أقوى، أو نطاق أضيق أولاً.
الهدف الصحيح هو عملية قابلة للمراجعة
يجب أن تقلل أتمتة المستندات من المعالجة المتكررة عندما تكون القواعد والأدلة واضحة. ويجب أيضًا أن يجعل عدم اليقين واضحًا في وقت مبكر بما يكفي ليتمكن الشخص المؤهل من التصرف.
يعد هذا هدفًا أكثر استدامة من محاولة أتمتة كل مستند من البداية إلى النهاية. عندما تقوم الفرق بتصميم المسار الروتيني ومسار الاستثناء ونقطة القرار البشري معًا، يمكنهم تقييم فرصة التشغيل الآلي المُدار دون تسليم الأحكام التبعية إلى صندوق أسود.
إذا كان فريقك يتعامل مع الفواتير المتكررة أو النماذج أو العقود أو السجلات الداخلية، فيمكن أن تساعدك KeepSolid Automations في تقييم تدفق المستندات، والحقول والأدلة المهمة، ومسارات الاستثناء، ونقاط المراجعة البشرية اللازمة لعملية محكومة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين أتمتة المستندات والموافقة الذاتية؟
يمكن لأتمتة المستندات تنظيم عملية الاستلام وإعداد المعلومات المنظمة والتحقق من صحة المتطلبات المحددة وتوجيه العمل وفقًا للقواعد المتفق عليها. ومن شأن الموافقة المستقلة أن تتخذ قرارًا تبعيًا دون إذن بشري مسؤول. بالنسبة إلى الحالات المالية أو التعاقدية أو القانونية أو الحساسة أو عالية التأثير أو منخفضة الثقة، توصي هذه المقالة بالمراجعة البشرية والتصعيد الصريح.
ما هي المستندات التي يجب تصعيدها للمراجعة؟
قم بتصعيد المستندات غير المكتملة أو منخفضة الثقة أو غير العادية أو الحساسة أو عالية التأثير أو الخارجة عن القواعد المتفق عليها. ويجب أيضًا أن تظل الاستثناءات التعاقدية والقانونية والمالية مع الأشخاص المؤهلين والمصرح لهم الذين يمكنهم فحص الأدلة المصدرية واختيار الخطوة التالية.
هل يمكن لسير عمل معالجة المستندات الحفاظ على دليل المصدر؟
يعد هذا مطلبًا مهمًا يجب تقييمه أثناء الاكتشاف. يجب أن يكون المراجع قادرًا على فحص المستند الأصلي والسياق ذي الصلة بدلاً من الاعتماد فقط على الحقول المستخرجة أو الملخص. يعتمد النهج الدقيق على مستندات العميل وبياناته وأذوناته وأنظمته ومتطلبات المخاطر.
