Большинство невыполненных документов не создаются одним сложным счетом или контрактом. Они создаются, когда обычные документы поступают по разным каналам, в разных форматах или поступают без полей, необходимых последующей команде. Затем люди тратят время на поиск источника, проверку того, чего не хватает, и принятие решения о том, можно ли продвигать объект.
Это полезная отправная точка для автоматизации документов, а не вопрос «Можем ли мы исключить людей из процесса?» но «Какие повторяемые проверки могут следовать четкому правилу, а в каких случаях решение должен принимать человек?»
Для руководителей операций, финансов, закупок и обслуживания ответ должен быть разработан до принятия решения о внедрении. Надежный процесс отделяет рутинный прием от исключений, сохраняет доказательства, необходимые рецензенту, и дает кому-либо право остановить или перенаправить работу, если документ не соответствует нормальному пути.
Автоматизация – это граница, а не общее решение
Заманчиво описать работу с документами как одно действие: сканировать их, извлекать данные и отправлять дальше. На практике повторяющиеся документы несут разные риски. Полный, знакомый документ с ожидаемыми полями может быть кандидатом на определенный путь обработки. Документ с недостающей суммой, противоречивыми данными о поставщике, необычным пунктом, неясным владельцем или конфиденциальным содержанием – это работа другого рода.
Граница имеет значение, поскольку результат извлечения — это не то же самое, что бизнес-решение. Автоматизированный шаг может помочь организовать информацию; он не должен незаметно становиться органом утверждения.
Полезное первое разделение выглядит так:
- Рутинная работа, подтвержденная фактами: получение документа, определение его типа, извлечение согласованных полей, проверка необходимой информации, прикрепление исходного источника и маршрутизация в соответствии с утвержденным правилом.
- Исключения, требующие проверки: документы, которые являются неполными, с низким уровнем достоверности, необычными, конфиденциальными, важными, финансовыми, договорными или иным образом выходят за рамки согласованного правила.
Так рабочий процесс обработки документов остается понятным. Обычный путь указан явно, а путь исключения не является второстепенным.
Что может подойти для определенного маршрута
Во время обнаружения команда может проверить, достаточно ли стабильны некоторые повторяющиеся этапы приема, чтобы их можно было автоматизировать. Например, рабочий процесс может классифицировать известный тип документа, подготовить структурированное представление выбранных полей, проверить наличие необходимой информации и отправить весь элемент на следующий авторизованный шаг.
Это не означает, что каждый предмет «безопасен», поскольку он напоминает знакомую форму. Правила должны быть конкретными. Определите типы документов в области действия, важные поля, исходные данные, которые должны оставаться прикрепленными, и условие, позволяющее продвигать элемент.
Для счета-фактуры поставщика стандартный путь может подготовить документ для проверки:
- захват входящего файла из утвержденного источника;
- идентификация его как счета-фактуры и извлечение согласованных полей в структурированное представление;
- проверка обязательных полей и сравнение доступных записей по определенным правилам;
- сохранение исходного документа и соответствующего исходного контекста;
- сохранение исходного документа и соответствующего исходного контекста; и
- направление соответствующего полного элемента на этап авторизованного утверждения.
Рабочий процесс подготавливает и маршрутизирует. Уполномоченные лица сохраняют за собой ответственность за утверждение и разделение обязанностей. Это различие особенно важно для отделов финансов и закупок.
Интеллектуальная обработка документов требует разработки исключений
Фраза интеллектуальная обработка документов часто привлекает внимание к распознаванию или извлечению. Это полезные возможности для оценки, но они являются лишь частью рабочего процесса. Руководство Microsoft по показателям достоверности иллюстрирует практический момент: сигнал уверенности может помочь определить, когда извлеченное поле следует проверить, а не рассматривать как установленный факт. Microsoft Learn
Более важный вопрос — что будет дальше. Кто видит результат с низкой достоверностью? Может ли этот рецензент проверить исходный документ? Есть ли у них время и полномочия исправить или отвергнуть это? Что произойдет, если требуемый источник отсутствует или две записи не совпадают?
Эффективный процесс проверки документа дает рецензентам контекст для принятия значимого решения. Он должен включать первоначальный источник, извлеченную или обобщенную информацию, причину, по которой элемент был помечен, а также четкий выбор: принять, вернуть, запросить разъяснения или направить элемент в другое место.
Обсуждение AWS обработки производственных документов также подчеркивает, что одного извлечения недостаточно; оценка качества, проверка бизнес-правил, человеческий анализ, тестирование и обработка ошибок являются частью более широкого рабочего процесса. Это полезный принцип работы, а не обещание конкретной реализации KeepSolid Automations. Блог AWS по машинному обучению
Определить обработку исключений документа до заполнения очереди
Хорошая обработка исключений документа специфична. «Отправить это человеку» недостаточно, если никто не знает, кто этот человек, что ему нужно увидеть или какое решение он уполномочен принять.
Прежде чем оценивать возможности автоматизации, задокументируйте категории исключений, которые важны для бизнеса. Они могут включать в себя:
- поле отсутствует, нечитаемо или не соответствует источнику;
- тип документа не соответствует ожидаемому пути приема;
- сигнал уверенности падает ниже согласованного порога;
- недоступна требуемая запись, ссылка на покупку или одобрение;
- содержимое конфиденциально или у рецензента отсутствуют необходимые полномочия;
- элемент может повлиять на контракт, платеж, юридическое положение или другие последствия результат.
Для каждой категории определите четыре практических элемента: триггер, доказательства, сохраняемые с элементом, указанный рецензент или владелец эскалации и разрешенные следующие действия. Также определите запасной вариант на случай сбоя обычного маршрута или рецензента, который не сможет действовать вовремя. Очередь без владельца только переносит неопределенность в другой почтовый ящик.
Дайте рецензенту возможность контролировать последующие решения
Самые надежные процессы документооборота позволяют людям легко просматривать важные детали, а системе сложно выйти за рамки своей роли. Рецензентам необходим доступ к исходному документу, соответствующим подтверждающим записям и достаточному объяснению, чтобы понять, почему элемент был направлен им.
Им также нужна реальная власть. Рецензент, который может только нажать «одобрить», не обеспечивает значимого контроля. Они должны иметь возможность отклонить результат, запросить недостающую информацию, выбрать альтернативный путь или приостановить процесс, когда правила больше не соответствуют ситуации.
Это согласуется с более широким тезисом исследования IBM Institute for Business Value: организации масштабируют ИИ за счет людей, перепроектирования процессов, защитных барьеров и поддержки принятия решений, а не путем изолированной автоматизации. В работе с документами это означает назначение владельца процесса и ответственность за проверку, прежде чем принимать решение о том, какую часть интерпретации должен выполнять рабочий процесс. Институт IBM по ценности бизнеса
Контрольный список для приема документов
KeepSolid Automations может оценивать прием и анализ документов как возможность для открытия. Цель состоит в том, чтобы понять реальные условия эксплуатации, прежде чем предлагать путь проектирования или реализации.
Полезная беседа посвящена следующим вопросам:
- какие типы документов повторяются и где они используются;
- какие поля, ссылки на источники и проверки необходимы для каждого типа;
- что представляет собой рутинный, законченный элемент в сравнении с исключением;
- какие исключения требуют финансового, закупочного, юридического, сервисного или другого ответственного проверяющего;
- какие разрешения, границы доступа и доказательства необходимы проверяющему;
- какие критерии приемки, обработка ошибок, путь восстановления и ручной возврат являются подходящими; и
- какие действия всегда должны оставаться под явным одобрением человека.
Результатом этой оценки может стать более четкая карта процесса, а не немедленное решение о сборке. Некоторые рабочие процессы могут быть готовы к дальнейшему проектированию; другим, возможно, сначала потребуется более чистая информация, более сильное владение или более узкая область применения.
Правильная цель — это проверяемый процесс
Автоматизация документации должна сократить повторную обработку, если правила и доказательства ясны. Кроме того, неопределенность должна быть видна достаточно рано, чтобы квалифицированный специалист мог действовать.
Это более долгосрочная цель, чем попытка автоматизировать каждый документ от начала до конца. Когда команды вместе разрабатывают стандартный путь, путь исключения и точку принятия решения человеком, они могут оценить возможности управляемой автоматизации, не отправляя последующие решения в черный ящик.
Если ваша команда обрабатывает повторяющиеся счета, формы, контракты или внутренние записи, KeepSolid Automations может помочь вам оценить поток документов, поля и доказательства, которые имеют значение, маршруты исключений и точки человеческого контроля, необходимые для управляемого процесса.
Часто задаваемые вопросы
В чем разница между автоматизацией документов и автономным утверждением?
Автоматизация документации позволяет организовать прием, подготовить структурированную информацию, проверить определенные требования и направить работу в соответствии с согласованными правилами. Автономное утверждение приведет к принятию последовательного решения без подотчетного человеческого разрешения. В финансовых, договорных, юридических, деликатных, важных или ненадежных случаях в этой статье рекомендуется человеческая проверка и явная эскалация.
Какие документы следует передать на рассмотрение?
Передавайте на рассмотрение документы, которые являются неполными, ненадежными, необычными, конфиденциальными, важными или выходят за рамки согласованных правил. Контрактные, юридические и финансовые исключения также должны оставаться за квалифицированными и уполномоченными людьми, которые могут проверять исходные доказательства и выбирать следующий шаг.
Может ли рабочий процесс обработки документов сохранить исходные данные?
Это важное требование, которое необходимо оценить во время обнаружения. Рецензент должен иметь возможность проверять исходный документ и соответствующий контекст, а не полагаться только на извлеченные поля или резюме. Конкретный подход зависит от документов, данных, разрешений, систем и требований клиента к рискам.
