لا ينبغي أن تبدأ عملية التشغيل الآلي للمطعم بقائمة أدوات. يجب أن يبدأ بإلقاء نظرة فاحصة على العمل الذي يكرره فريقك كل يوم.
بالنسبة لأصحاب المطاعم، ومشغلي خدمات تقديم الطعام، ومديري خدمات الطعام، وقادة المواقع المتعددة، فإن أفضل المرشحين للتشغيل الآلي عادةً لا يكونون هم المهام الأكثر إزعاجًا بمعزل عن غيرها. إنها إجراءات روتينية ذات مشغلات مستقرة، ومالكين واضحين، وبيانات قابلة للاستخدام، وقواعد محددة، ومسار متفق عليه للاستثناءات.
ولهذا السبب تبدأ أتمتة عمليات المطاعم من خلال رسم خرائط العمليات. قبل إنشاء سير العمل، يحتاج الفريق إلى فهم كيفية تحرك العمل فعليًا: من يبدأه، وما هي الأنظمة أو السجلات المعنية، وأين يتخذ الأشخاص قرارات، وماذا يحدث عندما ينقطع المسار الطبيعي.
ما الذي يجعل سير عمل المطعم جاهزًا للتشغيل الآلي؟
يعد سير العمل مرشحًا أفضل للتشغيل الآلي عندما يتمكن الفريق من وصفه بوضوح دون الاعتماد على ذاكرة شخص واحد.
ابحث عن العمل الذي يحتوي على:
- مشغل واضح، مثل طلب حجز جديد، تحديث الطلب، إشعار المورد، حد المخزون، تغيير توفر الموظفين، مراجعة الضيف، أو الموعد النهائي لإعداد التقارير.
- الخطوات المتكررة التي تحدث بترتيب مماثل في معظم الأوقات.
- أنظمة المصدر المعتمدة أو السجلات التي يُسمح لسير العمل باستخدامها.
- القواعد الحتمية، مثل الحدود، أو منطق التوجيه، أو الحقول المطلوبة، أو حدود الموافقة، أو التصعيد الشروط.
- مالك بشري مسمى يمكنه مراجعة الحالات غير المؤكدة أو عالية التأثير.
- قائمة انتظار استثناء مرئية للمعلومات المفقودة أو الصراعات أو النزاعات أو المشكلات الحساسة للسلامة.
- عادات البيانات والعمليات المستقرة بدرجة كافية بحيث لا تطارد الأتمتة تغييرات غير رسمية مستمرة.
هذا لا يعني أن سير العمل يجب أن يكون مثاليًا قبل الاكتشاف. وهذا يعني أن الفريق يجب أن يكون قادرًا على فصل العمل القابل للتكرار عن العمل الذي يعتمد على الأحكام.
على سبيل المثال، قد يكون التنبيه الروتيني بشأن انخفاض المخزون مناسبًا لرسم الخرائط إذا كان الحد الأدنى معروفًا، وتمت الموافقة على مصدر المخزون، وقام الشخص المناسب بمراجعة مقترحات التجديد. ولكن لا ينبغي للأتمتة أن تختار بشكل مستقل موردًا جديدًا، أو توافق على عملية شراء كبيرة، أو تتجاوز حكم المدير.
ابدأ بتعيين سير العمل الحقيقي، وليس المثالي
تمتلك العديد من فرق خدمات الطعام عملية موثقة وعملية مختلفة تحدث فعليًا أثناء فترة الخدمة المزدحمة. تعتمد أتمتة سير العمل في المطاعم على الإصدار الحقيقي.
يجب أن تجيب خريطة سير العمل المفيدة على الأسئلة العملية:
- ما الذي يبدأ العمل؟
- ما هو النظام أو البريد الوارد أو جدول البيانات أو النموذج أو قناة الاتصال التي تتلقى الإشارة الأولى؟
- من الذي يتحقق منها أولاً؟
- ما هي المعلومات المطلوبة قبل الخطوة التالية؟
- ما هي القرارات التي تعتمد على القواعد، وما هي القرارات التي تحتاج إلى الخبرة؟
- ما هي الاستثناءات التي تحدث في أغلب الأحيان؟
- أين يضيع الفريق الوقت، أو يفوت المتابعة، أو يكرر إدخال البيانات؟
- ما المخرجات التي يجب أن تكون موجودة في النهاية؟
بالنسبة لإدارة عمليات المطاعم، غالبًا ما تكشف خطوة التخطيط هذه أن الألم ليس مهمة واحدة. إنها عملية التسليم بين المهام.
قد يؤثر تغيير الحجز على السعة، واتصالات الموظفين، وتذكيرات الضيوف، وتوقعات الإعداد، وتقرير المدير في نهاية اليوم. قد تتضمن مشكلة الطلب موظفي الخدمة وملاحظات المطبخ وتوافر المورد والتواصل مع العملاء ومسار استرداد الأموال أو النزاع. قد يعتمد تقرير الموقع على قيام عدة أشخاص بإرسال أرقام بتنسيقات مختلفة قليلاً.
لا يمكن للتشغيل الآلي أن يساعد إلا بعد أن تصبح عمليات التسليم هذه مرئية.
إشارة الاستعداد 1: المشغل محدد
يؤدي المشغل الغامض إلى إنشاء سير عمل هش. “عندما تصبح الأمور مشغولة” ليس محفزًا. “عندما يتغير طلب تقديم الطعام بعد التأكيد” هو أقرب. “عندما يغير سجل الطلب المعتمد الكمية أو التاريخ أو عدد الضيوف أو مذكرة التسليم” يكون أفضل.
من الأسهل تقييم أتمتة خدمات الطعام عندما يبدأ سير العمل من حدث محدد:
- يتم إنشاء حجز أو تغييره أو إلغاؤه أو نقله إلى قائمة الانتظار.
- يصل الطلب إلى حالة معينة.
- يقل المخزون عن الحد المعتمد.
- تحتوي رسالة المورد على عنصر مفقود أو تأخير أو استبدال.
- يصل تحديث توفر الموظفين قبل الموعد النهائي للجدولة.
- يطابق عنصر تعليقات الضيف موضوعًا أو شعورًا أو قاعدة إلحاح.
- يوميًا أو أسبوعيًا تقرير الموقع مستحق.
كلما تم تحديد المشغل بشكل أكثر وضوحًا، أصبح من الأسهل تحديد ما إذا كان يجب على التشغيل الآلي توجيه العنصر أو تلخيصه أو تنبيهه أو صياغته أو توفيقه أو إضافته ببساطة إلى قائمة انتظار المراجعة.
إشارة الاستعداد 2: القواعد مستقرة بدرجة كافية
تعمل أتمتة المطاعم بشكل أفضل عندما تكون قواعد التشغيل صريحة.
قد يشمل ذلك:
- من يتلقى استثناءات الحجز.
- ما هي تغييرات الطلب التي تتطلب مراجعة المدير.
- ما هي حدود المخزون التي تنشئ تنبيهًا.
- ما هي مشكلات الموردين التي تتطلب مكالمة بدلاً من رسالة.
- ما هي تحديثات التوظيف المعلوماتية والتي تحتاج إلى موافقة.
- ما هي موضوعات تعليقات الضيوف التي يجب تصعيدها.
- ما هي مقاييس الموقع التي يجب أن تظهر بشكل متكرر تقرير.
قد تكون بعض القواعد حتمية. وينبغي للآخرين أن يظلوا استشاريين. على سبيل المثال، قد يقوم سير العمل بتجميع تعليقات الضيوف حسب الموضوع والإلحاح، ولكن يجب على الشخص التعامل مع الشكاوى العاطفية، أو النزاعات، أو قرارات استرداد الأموال، أو المخاوف المتعلقة بالسلامة، أو أي شيء يمكن أن يؤثر على علاقة الضيف بطريقة مادية.
إن اختبار الاستعداد الجيد بسيط: إذا تعامل مديران من ذوي الخبرة مع نفس الحالة بشكل مختلف، فلا ينبغي للأتمتة أن تخفي هذا الحكم. ويجب أن توضح السياق وتحافظ على الأدلة وتوجه القضية إلى الشخص المناسب.
إشارة الاستعداد 3: البيانات متاحة وقابلة للاستخدام
يمكن أن يبدو سير العمل قابلاً للتكرار على الورق ويظل من الصعب تشغيله تلقائيًا إذا كانت البيانات غير متسقة.
قبل تحديد سير عمل مرشح، تحقق مما إذا كانت المعلومات المطلوبة متوفرة في الأنظمة المعتمدة وما إذا كانت منظمة بشكل كافٍ للاستخدام. يجب أن تفحص عملية الاكتشاف جودة الحقول والطوابع الزمنية والأسماء والحالات والملاحظات والأذونات وملكية المصدر.
تشمل المشكلات الشائعة ما يلي:
- تفاصيل الطلب المفقودة.
- سجلات الضيوف المكررة.
- ملاحظات نصية حرة تحتوي على تعليمات تشغيلية مهمة.
- مواقع مختلفة تستخدم تنسيقات جداول بيانات مختلفة.
- رسائل الموردين تصل عبر عدة قنوات.
- يتم تقسيم تحديثات الموظفين بين الدردشات غير الرسمية والجداول الرسمية.
- تعتمد التقارير على التفسير اليدوي بدلاً من التعريفات المتفق عليها.
لا يجب أن تكون البيانات نقية. لكن سير العمل يحتاج إلى خطة للمعلومات المفقودة أو المتعارضة أو منخفضة الثقة. عادةً ما تكون هذه الخطة عبارة عن قائمة انتظار استثناءات، وليست قرارًا آليًا صامتًا.
إشارة الاستعداد 4: الأذونات والأنظمة المعتمدة معروفة
يجب أن تعمل الأتمتة فقط من خلال الأنظمة والأذونات المعتمدة. قد يستخدم فريق المطعم أدوات الحجز وقنوات الطلب وجداول البيانات وسجلات المخزون وأدوات الجدولة وقنوات المراسلة ومنصات المراجعة وأنظمة المحاسبة والتقارير الداخلية. الأنظمة المحددة مهمة أثناء الاكتشاف، ولكن لا يمكن للمقالة أن تفترض أن أي تكامل متاح أو مناسب.
السؤال الأكثر أمانًا هو: ما هي الأنظمة التي تمت الموافقة عليها لسير العمل هذا، وما الإجراءات التي قد تتخذها الأتمتة بداخلها؟
تتضمن مستويات الأذونات المحتملة ما يلي:
- مراقبة للقراءة فقط.
- صياغة رسالة للمراجعة.
- إنشاء مهمة أو تنبيه.
- تحديث حقل حالة غير حساس.
- إعداد تقرير من البيانات المعتمدة.
- توجيه استثناء إلى مدير.
تحتاج الإجراءات ذات التأثير العالي إلى مراجعة أكثر صرامة. يجب أن تبقى التغييرات في طاقم العمل، والتزامات الموردين، والمبالغ المستردة، وقضايا السلامة، والموافقات المالية، ونزاعات العملاء مع أشخاص مسؤولين.
حيث تجد فرق المطاعم غالبًا مرشحين للتشغيل الآلي
بالنسبة للمطاعم وشركات تقديم الطعام ومجموعات خدمات الطعام، فإن أفضل نقطة بداية هي عادةً سير عمل متكرر ومرئي ومحبط بما يكفي لتبرير الاهتمام.
قد تشمل مرشحات الاكتشاف الجيد ما يلي:
- الحجوزات والقدرة: التأكيدات، والتذكيرات، وتغييرات قائمة الانتظار، وملاحظات الجدول أو الحدث، وتوجيه الاستثناءات.
- الأوامر: فحوصات الاستلام، وتحديثات الحالة، والمعلومات المفقودة، وعمليات التسليم بين عمليات الاستقبال، أو المطبخ، أو التوصيل، أو تقديم الطعام.
- تنبيهات الموردين والمخزون: إشارات انخفاض المخزون، وعمليات التسليم المفقودة، وإشعارات الاستبدال، ومقترحات التجديد التي تتطلب المراجعة.
- التوظيف التواصل: تحديثات التوفر، وتذكيرات الورديات، والتأكيدات المفقودة، والتصعيد إلى المديرين.
- ملاحظات الضيوف: مراقبة المراجعة، وتجميع المواضيع، وصياغة الاستجابة، وتصعيد النزاعات أو الحالات الحساسة.
- تقارير الموقع: ملخصات متكررة عبر المتاجر، أو فرق تقديم الطعام، أو المديرين باستخدام التعريفات المتفق عليها والبيانات المعتمدة.
هذه الطرود ليست مضمونة التسليم. إنها أماكن عملية لبدء الاكتشاف لأنها غالبًا ما تحتوي على خطوات قابلة للتكرار، ومالكين تشغيليين واضحين، واستثناءات محددة.
كيفية تسجيل المرشحين لسير العمل
يمكن أن يساعد تمرين تسجيل النقاط البسيط فريق خدمة الطعام في اختيار مكان البدء. الهدف ليس إنشاء محفظة أتمتة معقدة. والهدف من ذلك هو تجنب اختيار سير العمل لمجرد أنه مرتفع.
قم بتقييم كل مرشح من 1 إلى 5 عبر هذه المعايير:
- الحجم: كم مرة يحدث هذا؟
- قابلية التكرار: ما مدى تشابه الخطوات من حالة إلى أخرى؟
- وضوح القاعدة: هل يتم توثيق التوجيه والعتبات والموافقات؟
- جاهزية البيانات: هل المدخلات متاحة ومعتمدة ومتسقة؟
- الخطر: ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث إذا كان سير العمل يعمل بشكل غير صحيح؟
- الملكية البشرية: هل هناك شخص واضح يقوم بالمراجعة الاستثناءات؟
- فائدة العمل: هل سيؤدي تحسين سير العمل هذا إلى تقليل العمل الضائع، أو الجهود المتكررة، أو تأخير إعداد التقارير، أو فجوات التنسيق؟
غالبًا ما يكون سير العمل ذو الحجم الكبير والقواعد الواضحة والبيانات القابلة للاستخدام والمخاطر المعتدلة مرشحًا أولًا أقوى من سير العمل المعقد ذي العواقب الكبرى والملكية غير الواضحة.
ما الذي يجب أن يظل مملوكًا للإنسان؟
لا ينبغي للأتمتة أن تزيل الحكم عندما يكون الحكم هو العمل.
في عمليات المطاعم، يجب على المالكين البشريين الاحتفاظ بالسيطرة على:
- قرارات التوظيف والتواصل الحساس للموظفين.
- نزاعات العملاء، وقرارات استرداد الأموال، ومواقف الضيوف العاطفية.
- التزامات الموردين، والبدائل، وخيارات شراء المواد.
- قضايا السلامة، والمخاوف المتعلقة بجودة الغذاء، والحوادث التشغيلية.
- الموافقات المالية أو الإجراءات ذات التأثير المادي.
- البيانات العامة، والاستجابات الحساسة للعلامة التجارية، والاستثناءات غير العادية.
لا يزال من الممكن أن يكون سير عمل التشغيل الآلي المصمم جيدًا مفيدًا. يمكنه جمع السياق، ووضع علامة على المعلومات المفقودة، وإعداد مسودة، وتوجيه القضية، والحفاظ على الأدلة المصدرية، وتذكير المالك عندما يتأخر الإجراء. ويظل الشخص مسؤولاً عن القرار.
كيفية تعامل KeepSolid Automations مع الاكتشاف
KeepSolid Automations عبارة عن خدمة مُدارة لتحويل أعمال الأعمال المتكررة إلى أنظمة آلية مخصصة. بالنسبة لسير عمل المطاعم وخدمات الطعام، فإن الخطوة الأولى المناسبة هي الاكتشاف: رسم خريطة للعملية، والتحقق من الأنظمة المعتمدة، وتحديد قواعد العمل، وتحديد المالكين، وتحديد المكان الذي قد يناسبه المنطق الحتمي، أو مساعدة الذكاء الاصطناعي المحدودة، أو التنبيهات، أو التقارير، أو نقاط التفتيش البشرية.
تعتمد جدوى أتمتة عمليات المطاعم على الأدوات والأذونات وجودة البيانات واستقرار العملية والمخاطر والمتطلبات المحددة في عملك. يساعد الاكتشاف على فصل مهام سير العمل الجاهزة للتصميم عن مهام سير العمل التي تحتاج إلى التنظيف، أو قرارات السياسة، أو تغييرات البيانات، أو التحقق من صحة المتخصص أولاً.
السؤال المفيد ليس “هل يمكن تنفيذ ذلك تلقائيًا؟” إنه “أي جزء من سير العمل القابل للتكرار يمكن التعامل معه بأمان من خلال القواعد أو المساعدة المحدودة، وأين يجب أن يظل الشخص متحكمًا؟”
الأسئلة الشائعة
ما هي أتمتة المطاعم؟
تمثل أتمتة المطاعم استخدام مسارات عمل وقواعد وتنبيهات وتقارير وإجراءات نظام معتمدة محددة لتقليل العمل التشغيلي المتكرر. وفي سياق الخدمة المُدارة، يجب أن يتم تصميمها حول العملية الفعلية للمطعم، والأدوات المعتمدة، وأذونات البيانات، ونقاط المراجعة البشرية.
ما الفرق بين أتمتة المطاعم وأتمتة سير عمل المطاعم؟
التشغيل الآلي للمطاعم هو الفئة الأوسع. تركز أتمتة سير عمل المطاعم على عملية محددة قابلة للتكرار، مثل تغييرات الحجز، أو تسليم الطلبات، أو تنبيهات المخزون، أو اتصالات الموظفين، أو تعليقات الضيوف، أو الإبلاغ عن الموقع.
هل يمكن لأتمتة الخدمات الغذائية اتخاذ قرارات التوظيف أو الموردين؟
يجب أن تظل هذه القرارات في أيدي أشخاص مسؤولين. يمكن للأتمتة تنظيم المعلومات، وإظهار الاستثناءات، وإعداد المسودات، وتوجيه الحالات للمراجعة، ولكن حكم التوظيف، والتزامات الموردين، وقضايا السلامة، والمبالغ المستردة، والإجراءات المالية المادية تحتاج إلى ملكية بشرية.
كيف أعرف سير العمل الذي يجب تشغيله تلقائيًا أولاً؟
ابدأ بسير عمل يحتوي على مشغل واضح، وحجم كبير بما فيه الكفاية، وخطوات قابلة للتكرار، وبيانات معتمدة، وقواعد مستقرة، ومالك محدد، ومستوى مخاطر يمكن التحكم فيه. إذا كانت العملية غير متسقة أو كانت البيانات غير موثوقة، فقد يُظهر الاكتشاف أن هناك حاجة إلى التنظيف قبل تصميم التشغيل الآلي.
هل تتطلب الأتمتة استبدال أنظمة المطاعم الحالية؟
ليس بالضرورة. يجب أن تحدد عملية الاكتشاف أولاً الأنظمة والسجلات المعتمدة بالفعل لسير العمل. تعتمد قدرة الأتمتة على القراءة أو التحديث أو التنسيق عبر تلك الأنظمة على الوصول والأذونات وجودة البيانات والجدوى الفنية.
الخطوة العملية التالية
اختر سير عمل متكرر لمطعم أو خدمة طعام يؤدي إلى عدم وجود متابعات أو إدخالات مكررة أو تأخير في الإبلاغ أو ملكية غير واضحة. قم بتعيين المشغل والمدخلات والقواعد والمالك والاستثناءات والمخرجات المطلوبة.
إذا كان سير العمل قابلاً للتكرار بدرجة كافية للتقييم، فيمكن أن تساعد KeepSolid Automations في تقييم ما إذا كان مناسبًا للاكتشاف المُدار وتصميم التشغيل الآلي مع الاحتفاظ بالقرارات اللاحقة في أيدي البشر.
