Робота з кредиторською заборгованістю повна невеликих перевірок, які складаються: імена постачальників, номери рахунків-фактур, записи про покупки, ліміти затвердження, відсутні поля, статус платежу та додаткові запитання. Коли обсягом можна керувати, фінансова команда може зберігати цю інформацію в потоках електронної пошти, електронних таблицях і пам’яті. У міру зростання бізнесу той самий підхід починає створювати переробку, якої можна уникнути, і невизначене право власності.
Тут варто оцінити автоматизацію кредиторської заборгованості. Мета не повинна полягати в тому, щоб робочий процес самостійно затверджував рахунки-фактури. Кращою метою є підготувати процес, щоб регулярний прийом, перевірка, маршрутизація та звітування могли стати більш повторюваними, а уповноважені фінансові працівники контролювали схвалення та винятки.
Для KeepSolid Automations кредиторська заборгованість — це можливість для відкриття. Це означає, що його можна оцінити за допомогою виявлення щодо фактичного процесу клієнта, записів, дозволів, інструментів, якості даних, ризиків і правил затвердження. Перш ніж прийняти будь-яке рішення щодо створення, бізнесу потрібна чітка робоча модель щодо того, що автоматизація може підготувати, що вона може спрямувати та що може вирішувати лише особа.
Почніть із елемента керування затвердженням, який ви хочете зберегти
Багато розмов щодо автоматизації AP починаються із запису чи вилучення рахунків-фактур. Це зрозуміло, але це не найбезпечніша відправна точка. По-перше, визначте контроль, який ви не можете дозволити собі втратити.
Для більшості фінансових команд це включає:
- хто може затверджувати різні типи або суми рахунків-фактур;
- які вихідні записи необхідно перевірити перед затвердженням;
- які розбіжності потребують перегляду;
- які докази має бачити особа, яка затверджує;
- хто може змінювати записи постачальника, банку, закупівлі чи статусу платежу;
- як ухвалюються рішення про затвердження та винятки записані.
Це важливо, оскільки робочий процес затвердження рахунків-фактур — це не просто шлях маршрутизації. Це керуюча структура. Якщо повноваження щодо схвалення є розпливчастими до автоматизації, автоматизація може зробити нечіткість швидшою та складнішою для перевірки. Якщо повноваження на затвердження чітко визначені, автоматизація може підтримувати людей, які вже мають рішення.
Практичне запитання просте: що повинен отримати рецензент, щоб він міг схвалити, відхилити або повернути рахунок-фактуру, не шукаючи непов’язаних повідомлень і файлів?
Перед тим, як вибрати, що потрібно автоматизувати, складіть шлях до рахунку-фактури
Корисний процес автоматизації кредиторської заборгованості починається з шляху до рахунків-фактур, як це насправді існує сьогодні. Не починайте з ідеалізованого потоку. Спочатку відобразіть поточний, включно з безладними частинами.
Задокументуйте шлях від отримання рахунка-фактури до перевіреного фінансового запису:
- де надходять рахунки-фактури в бізнес;
- як розпізнаються дублікати, переглянуті рахунки-фактури та подальші дії постачальників;
- які поля необхідно записати;
- які записи про постачальника, купівлю, контракт, квитанцію чи бюджет використовуються для перевірки;
- які правила можуть бути детермінованими;
- які питання вимагають перевірки фінансів, операцій, закупівель або власника;
- як схвалені записи передаються до наступного кроку платежу чи звітності.
Ця карта також має визначати точки, у яких бізнес покладається на особисте судження. Наприклад, правило відповідності може визначити, що сума рахунка-фактури відрізняється від затвердженого запису покупки. Автоматизація може виявити цю невідповідність джерелам даних. Він не повинен мовчки вирішувати, що різниця є прийнятною, якщо компанія чітко не розробила та не схвалила це правило для конкретного контексту.
Підготуйте вихідні записи перед автоматизованою обробкою рахунків-фактур
Автоматизована обробка рахунків-фактур залежить від якості та доступності записів, які використовуються для перевірки. Якщо імена постачальників суперечать, записи про закупівлі неповні або обмеження схвалення живуть лише в головах людей, автоматизована оцінка виявить процес, а не технічну роботу.
Корисна підготовка включає:
- нормалізуйте імена та ідентифікатори постачальників, де це можливо;
- вирішуйте, який запис є достовірним для даних постачальника, покупки, отримання та схвалення;
- зберігайте оригінальні файли рахунків-фактур або повідомлень для перевірки рецензентом;
- визначайте обов’язкові поля для кожного типу рахунків-фактур;
- відокремлюйте дані рахунків-фактур від рішень про схвалення;
- ідентифікуйте, хто є власником виправлення, якщо вихідні дані неповні або суперечливі.
Ця підготовка не вимагає ідеальної фінансової системи. Це вимагає ясності. Керований робочий процес автоматизації може лише застосовувати правила, маршрутизувати роботу та надавати докази проти джерел, до яких йому дозволено доступ і яким він довіряє. Discovery має перевірити, чи ці джерела доступні, дозволені, стабільні та відповідають рівню фінансового контролю, якого потребує бізнес.
Відокремте правила відповідності від рішень про схвалення
Відповідність є однією з найважливіших тем для підготовки AP, оскільки здалеку це може виглядати як схвалення. Вони повинні залишатися окремо.
Правило відповідності може порівнювати рахунок-фактуру з наявними записами про покупку, постачальника, квитанцію чи внутрішні записи про затвердження. Він може перевіряти наявність обов’язкових полів. Це може позначати неочікувану суму, відсутність посилання на покупку, дублікат номера рахунка-фактури, інформацію про нового постачальника або невідповідний статус платежу.
Схвалення буває іншим. Підтвердження підтверджує, що уповноважена особа приймає рахунок-фактуру для визначеного наступного кроку. У контрольованому процесі автоматизація може підготувати пакет схвалення, направити його потрібному рецензенту, нагадати власнику та записати рішення. Це не повинно розмивати, хто прийняв рішення або чому.
Це поділ підтримує розподіл обов’язків. Одній і тій самій особі чи робочому процесу не можна дозволяти створювати або змінювати критичні вихідні дані, затверджувати рахунок-фактуру та виконувати значні фінансові дії без засобів контролю, необхідних для бізнесу. Правильний дизайн залежить від рівня ризику компанії та внутрішньої політики, тому він належить до відкриття та управління, а не до загального шаблону.
Створюйте категорії винятків перед створенням черг винятків
Черги винятків корисні лише тоді, коли компанія знає, що до них належить. Інакше вони стануть іншою папкою “Вхідні”.
Почніть із визначення категорій обробки винятків у рахунку-фактурі діловою мовою. Загальні категорії можуть включати:
- відсутні або нечитабельні обов’язкові поля;
- можливий дублікат рахунка-фактури;
- реквізити постачальника не відповідають затвердженим записам;
- сума рахунка-фактури, кількість, податок або умови не збігаються з наявним записом;
- відсутня інформація про покупку, квитанцію, договір або бюджет;
- власник затвердження невідомий;
- рахунок-фактура надійшов через незатверджений канал;
- статус платежу або підтвердження звірки неповні.
Для кожної категорії визначте власника, необхідні докази, дозволені дії, шлях ескалації та резервний варіант. Фінансовому експерту може знадобитися оригінальний рахунок-фактура, витягнуті поля, відповідні результати, пов’язані записи та коротке пояснення того, чому елемент поставлено в чергу. Рецензенту також потрібні повноваження та час, щоб відхилити або повернути товар, а не просто клацати в черзі.
Це те, де автоматизація може стати в пригоді, не беручи на себе жодних суджень. Він може запобігти тихим збоям, зберегти докази джерела, повторити кроки, які можна відновити, і повідомити про винятки старіння. Рішення залишається за уповноваженим персоналом.
Вирішіть, що дозволено робити робочому циклу
Перш ніж детально досліджувати впровадження, запишіть дозволи робочого процесу простою мовою.
Для AP обережна модель дозволу може розрізняти такі дії, як:
- читати файли рахунків-фактур із схвалених каналів;
- класифікувати документи та витягувати поля для перегляду;
- порівняти поля рахунків-фактур із затвердженими записами;
- створити пункт перевірки або чернетку фінансового запису;
- повідомляти власника схвалення;
- оновлювати статус після рішення людини;
- генерувати повторювані винятки та статус платежу звіти.
Дії із сильним впливом вимагають більшої обережності. Суттєві фінансові операції, зміни в банківській системі постачальника, деструктивні правки, адміністративні зміни або незворотні зовнішні дії повинні вимагати чіткого схвалення та відповідного контролю. Огляд продукту для KeepSolid Automations розглядає послідовне фінансове виконання як сферу вищого управління, а не те, що мається на увазі в стандартній статті про підготовку AP.
Найбезпечніше підготовче запитання: якщо робочий процес виконує цю дію неправильно, хто це помітить, хто може це зупинити та як виправити запис?
Визначте звітність, яка допоможе людям керувати процесом
Повідомлення не повинно бути запізнілою думкою. Це частина контролю схвалення.
Що стосується кредиторської заборгованості, періодичні звіти можуть допомогти керівникам побачити:
- рахунки-фактури, які очікують на розгляд;
- категорії винятків і старіння;
- відсутні вихідні записи;
- вузькі місця затвердження;
- контроль статусу платежу;
- постійні проблеми з постачальниками;
- кроки процесу, які потребують кращих правил або власності.
Ці звіти мають складатися на основі перевірених записів і чітко розрізняти факти, витягнуті значення, статус робочого процесу та людські рішення. Звіт, який приховує невизначеність, може створити помилкову впевненість. Корисний звіт показує, де працює процес, де він заблокований і який власник може вирішити наступне запитання.
Що KeepSolid Automations оцінить у Discovery
Оскільки автоматизація кредиторської заборгованості — це можливість, готова до відкриття, наступний відповідальний крок — це не загальна обіцянка. Це оцінка конкретного процесу AP.
Під час розмови про відкриття KeepSolid Automations може перевірити:
- канали надходження рахунків-фактур і формати документів;
- потреби класифікації та вилучення полів;
- вихідні записи, що використовуються для перевірок постачальників, закупівель, квитанцій, схвалення та статусу платежу;
- детерміновані правила відповідності та політики допусків, які вже схвалені компанією;
- категорії винятків, власники та шляхи ескалації;
- затвердження вимоги до маршрутизації та розподілу обов’язків;
- потреби у звітності для фінансів, операцій і власників бізнесу;
- дозволи, доступ до даних, історія аудиту, резервні вимоги та вимоги до моніторингу.
Результати цієї оцінки повинні з’ясувати, чи готовий процес для автоматизованого проектування, де записи чи правила спочатку потребують очищення та які кроки мають залишатися під контролем людини.
Поширені запитання
Чи може автоматизація автоматично затверджувати рахунки-фактури постачальників?
Для цієї теми безпечніше припущення – ні. Автоматизація може готувати, направляти, нагадувати та записувати кроки затвердження, але уповноважені фінансові працівники повинні зберігати відповідальність за затвердження, якщо конкретний процес клієнта не був офіційно перевірений за допомогою необхідних засобів контролю. У цій статті не йдеться про автономне схвалення чи виконання платежу.
Що слід підготувати перед початком автоматизованого виявлення точки доступу?
Підготуйте поточний шлях до рахунків-фактур, вихідні записи, повноваження на затвердження, правила відповідності, категорії винятків, потреби у звітності та межі дозволів. Чим вони чіткіші, тим легше оцінити, що може підтримувати автоматизація, а що має залишатися з людьми.
Чи достатньо вилучення рахунків-фактур для автоматизації кредиторської заборгованості?
Ні. Екстракція – це лише одна частина процесу. Контрольований робочий процес AP також потребує джерела доказів, логіки відповідності, повноважень рецензента, обробки винятків, видимості статусу та способу відновлення, якщо дані відсутні або суперечать.
Як бізнес може зберегти розподіл обов’язків?
Окремі зміни вихідних даних, перевірка рахунків-фактур, рішення про схвалення, дії, пов’язані з оплатою, і обов’язки щодо звітності. Потім визначте, що робочий процес може читати, готувати, маршрутизувати та оновлювати лише після схвалення. Точний дизайн залежить від бізнес-систем, дозволів і вимог щодо ризиків.
Контрольований робочий процес AP починається перед збіркою
Автоматизація кредиторської заборгованості найкраще працює як питання операційного проектування, перш ніж воно стане технічним проектом. Фінансовий відділ повинен знати, які записи мають значення, які правила є детермінованими, які винятки потребують людей, а які дії не можна виконувати в робочому процесі.
Ця підготовка не сповільнює проект. Це дає виявлення корисну ціль: менше обробки документів вручну, чіткіші пакети перевірки, видимі винятки та контроль затвердження, який залишається в потрібних людей.
Якщо процесом виставлення рахунків-фактур вашим постачальникам стає важче керувати за допомогою електронної пошти, електронних таблиць і подальших дій вручну, KeepSolid Automations може допомогти вам оцінити, чи підходить робочий процес керованої автоматизації для вашого процесу AP і що потрібно перевірити, перш ніж рухатися далі.
