Консультационная работа часто начинается еще до того, как она станет проектом. Приходит направление. Партнер проводит первую беседу. Кто-то готовит предложение. Руководитель отдела доставки оценивает штат сотрудников. Клиент просит указать время. Заметки перемещаются между почтовыми ящиками, звонками, документами, электронными таблицами и инструментами проекта. К моменту начала работы у фирмы уже может быть несколько версий истины.
Вот почему передача от руководства проекту – это практичный способ оценки автоматизации профессиональных услуг. Цель состоит в том, чтобы не позволить автоматизации решать, каких клиентов принимать, какую плату взимать, какой объем обещать или кто должен укомплектовать персонал. Это остаются человеческие решения. Лучше задать более узкий вопрос: какие повторяющиеся шаги координации можно сделать более последовательными, видимыми и проверяемыми перед внедрением?
Для консалтинговых фирм и фирм, предоставляющих профессиональные услуги, оценка должна начинаться с реального пути работы от первого запроса до выполнения поставленных задач.
Зачем оценивать передачу, прежде чем что-либо создавать?
Консалтинговая фирма может иметь сильную команду продаж и сильную команду доставки, но при этом терять время между ними. Проблемы обычно обычные:
- детали приема хранятся в заметках партнера, а не в операционной документации;
- предположения по предложению не учитываются при планировании доставки;
- начальные задачи воссоздаются вручную для каждого нового клиента;
- планирование зависит от того, кто помнит, чтобы следовать за следующим шагом;
- ожидаемые сроки и расходы уточняются после того, как работа уже началась;
- отчеты для клиентов собираются из разрозненных обновлений рядом с срок.
Автоматизация может помочь только тогда, когда эти шаги понятны. Если фирма пропускает оценку, это может привести к путанице: отсутствующие поля, неясное право собственности, устаревшие шаблоны и исключения, которые никто не уполномочен разрешать.
Перед реализацией составьте схему текущей передачи настолько подробно, чтобы ответить на четыре вопроса:
- С чего начинается рабочий процесс?
- Какой информации необходимо доверять, прежде чем будет выполнен следующий шаг?
- Кому принадлежит решение или проверка?
- Что должно произойти, если в рабочем процессе отсутствуют данные, возникает исключение или ожидание клиента?
Эти ответы создают основу для практического проектирования автоматизации.
Сопоставьте процесс передачи продаж с доставкой, как он работает сегодня
Процесс передачи продаж в поставку — это больше, чем просто изменение статуса с «выиграно» на «активно». Это момент, когда коммерческий контекст становится ответственностью за доставку.
Во время оценки задокументируйте путь как последовательность эксплуатационных событий:
- лид получен из утвержденного источника;
- квалификационные примечания зафиксированы и нормализованы;
- назначен владелец возможности;
- предложение или техническое задание подготовлено на основе утвержденных шаблонов;
- цены, объем, условия и исключения проверены ответственными лицами;
- записано одобрение клиента или сигнал следующего шага;
- собраны требования к началу работы;
- подтверждены владелец поставки, предположения о кадровом обеспечении и контрольный список приема проекта;
- время, расходы и ожидания отчетности передаются в операционную систему запись.
Это сопоставление должно включать как обычные, так и неловкие случаи. Например, что происходит, когда партнер устно соглашается на индивидуальный результат? Кто проверяет, сможет ли команда доставки поддержать дату? Где рассматривается нестандартный термин? Кто подтверждает, что при доставке следует использовать окончательную версию предложения?
Эти детали имеют значение, поскольку они отделяют работу по координации от суждения. Кандидаты на автоматизацию обычно занимаются координацией: сбором полей, проверкой полноты, подготовкой черновиков, маршрутизацией утверждений, напоминанием владельцам, сбором пакетов и сохранением доказательств.
Прежде чем определять автоматизацию, определите владельцев людей
Автоматизация ведения проекта требует четкой отчетности. Полезная оценка называет как минимум четыре вида собственности:
- Владелец процесса: лицо, ответственное за то, как должна проходить передача.
- Владелец данных: лицо или группа, ответственные за исходные записи и определения.
- Рецензент: лицо, которое может утвердить, отклонить или исправить автоматический результат.
- Владелец эскалации: лицо, которое обрабатывает недостающие данные, необычный объем, конфиденциальные обязательства клиента или неудачные шаги рабочего процесса.
Для консалтинговой фирмы это особенно важно, поскольку одна и та же запись может повлиять на доход, доверие клиентов, кадровое обеспечение и риск доставки. Автоматизация может подготовить краткое описание отчета, составить проект предложения или выявить застопорившуюся передачу. Он не должен решать, следует ли фирме принимать работу, делать скидку на проект, утверждать условия контракта, обещать дату начала или назначать консультанта без надлежащего человеческого анализа.
KeepSolid Automations подходит к этому виду работы как к управляемой службе автоматизации: процесс, владельцы, правила, утверждения, исключения и желаемые результаты оцениваются до разработки рабочего процесса. Эта оценка помогает определить, где могут подойти детерминированные правила, ограниченная поддержка ИИ, узкие агенты задач, мониторинг и контрольные точки, выполняемые человеком.
Проверьте, имеет ли автоматизация процесса предложения надежные исходные данные
Автоматизация процесса подачи предложений часто привлекательна, поскольку работа с предложениями повторяется. Но это также коммерческая тайна.
Более безопасный вопрос для оценки не «Можно ли автоматизировать предложения?» Это вопрос: «Какие этапы подготовки предложения могут быть составлены на основе проверенных исходных данных и утвержденных шаблонов, а затем проверены нужными людьми?»
Хорошими кандидатами могут быть:
- сбор сведений об утвержденных клиентах и возможностях;
- подготовка описания предложения на основе утвержденного шаблона;
- вставка стандартных описаний услуг, где они применимы;
- отметка отсутствующих предположений или неутвержденных специальных условий;
- планирование цен, объема, юридической проверки или проверки руководством, когда это необходимо;
- отслеживание статуса предложения и следующего шага владения.
Плохие кандидаты — это те части, которые требуют ответственного суждения: окончательная квалификация, коммерческая стратегия, ценовые решения, компромиссы по объему работ, контрактные обязательства и обещания клиентам. Они должны оставаться у уполномоченных лиц.
Во время обнаружения фирма также должна проверить, актуальны ли ее шаблоны. Если каждый партнер редактирует разные версии, системе автоматизации потребуется этап управления шаблонами, прежде чем она сможет надежно подготовить материалы предложения.
Постройте процесс приема проектов на основе необходимых доказательств
Как только лид станет реальным взаимодействием, процесс приема проекта должен дать группам реализации достаточный контекст, чтобы начать все с чистого листа. Процесс приема не должен быть сложным, но он должен быть явным.
Полезные доказательства потребления могут включать:
- окончательно утвержденный объем и предположения;
- названные заинтересованные стороны клиента;
- владелец внутренней поставки;
- ожидаемая дата начала или ограничения графика;
- результаты и периодичность отчетности;
- открытые риски, зависимости или исключения;
- правила времени и расходов;
- ссылки на утвержденное предложение, контракт и источник примечания;
- история одобрения нестандартных условий.
Автоматизацию можно оценить для повторяющихся и проверяемых задач приема: создание контрольного списка, сбор недостающих полей, маршрутизация стартового пакета, напоминание владельцам или подготовка описания доставки. Ограниченный ИИ может помочь обобщить звонки или документы, извлечь ключевые поля, классифицировать неполные записи о приеме или составить структурированную записку о передаче. Рабочий процесс должен выявлять неопределенность и отправлять рецензенту элементы с низкой степенью достоверности или высокой значимости.
Критерии приемки должны быть практичными. Например: доставка не должна получать входящий пакет, если не присутствуют обязательные поля, не связано исходное предложение, не указан владелец и для любого нестандартного обязательства не имеется записи проверки.
Включите планирование, поиск знаний, время, расходы и отчетность
Передача руководства проекту не заканчивается на старте. Консалтинговые фирмы часто обнаруживают проблемы с передачей управления позже, когда консультанты спрашивают, где находится согласованный объем работ, финансы спрашивают, как следует управлять расходами, или когда отчет для клиента приходится собирать из нескольких разрозненных обновлений.
Эти последующие процедуры заслуживают внимания, поскольку они зависят от одних и тех же исходных данных:
- Координация планирования: сбор информации о доступности, подготовка вариантов запуска и перенаправление конфликтов владельцу.
- Поиск знаний: получение утвержденных внутренних примечаний, шаблонов, примеров предыдущих результатов или рекомендаций по политике со ссылками на источники для проверки.
- Сбор времени и расходов: напоминание участникам, проверка обязательных полей и направление исключений авторизованным рецензентам.
- Отчетность для клиентов: используйте автоматические отчеты для клиентов, чтобы собирать повторяющиеся черновики отчетов из проверенного проекта, информация о времени, расходах и доставке, а окончательное утверждение остается за ответственным консультантом или менеджером.
Для отчетов клиентов важно различать сборку и утверждение. Автоматизация может помочь собрать исходные данные, структурировать отчет, выделить недостающие данные или подготовить черновой вариант. Он не должен изобретать прогресс, смягчать риски без одобрения или отправлять окончательные материалы для клиентов без одобрения ответственного человека.
Решите, какие строительные блоки подходят
После того, как передача будет составлена, фирма может оценить строительные блоки автоматизации, соответствующие каждому этапу.
Детерминированные правила лучше всего подходят для стабильных шагов: обязательные поля, правила маршрутизации, сроки выполнения, пороговые значения утверждения, заполнение контрольного списка, повторяющиеся напоминания и изменения статуса на основе событий.
Ограниченную поддержку ИИ можно оценить там, где полезна интерпретация: классификация запросов, извлечение предположений о предложениях, подведение итогов звонков, составление записок о передаче или преобразование обновлений проекта в структуру отчета. Граница имеет значение. Результаты должны отражать неопределенность, при необходимости цитировать или ссылаться на исходные доказательства и доводить до сведения человека деликатные случаи.
Агенты с узкими задачами могут помочь, когда рабочий процесс имеет несколько повторяющихся ролей, таких как подготовка поступления, сборка пакетов предложений, координация планирования, напоминания о времени/расходах и подготовка черновиков отчетов. У каждого помощника должны быть явные инструменты, утвержденные источники, необходимые форматы вывода, условия остановки и правила передачи.
Мониторинг и обслуживание должны быть частью оценки, а не второстепенной задачей. Для рабочего процесса необходима история выполнения, обработка ошибок, очереди исключений, повторные попытки, пути эскалации и указанное лицо, которое может приостановить или скорректировать процесс при изменении бизнес-правил.
Контрольный список практической оценки
Прежде чем внедрить автоматическую передачу ответственности за проект, консалтинговая фирма может использовать этот контрольный список для структурирования обнаружения:
- Какие источники потенциальных клиентов одобрены для набора?
- Какие поля необходимы для продвижения квалификации?
- Кому принадлежит квалификация, цены, объем, условия контракта, кадровое обеспечение и обязательства перед клиентами?
- Какие шаблоны предложений утверждены, актуальны и безопасны для заполнения из исходных данных?
- Что считается полной передачей от продаж к доставке?
- Каким источникам данных можно доверять при приеме проектов, времени, расходах и отчеты?
- Какие исключения должны остановить рабочий процесс для проверки?
- Какие доказательства следует сохранить для последующего рассмотрения?
- Какие действия могут выполняться автоматически, а какие требуют одобрения человека?
- Какой мониторинг, оповещения и обслуживание необходимы после запуска?
Результатом этой работы является не просто диаграмма. Это однозначный взгляд на то, где автоматизация возможна, где данные или право собственности должны быть очищены в первую очередь и где одобрение человека не подлежит обсуждению.
Для чего подходит автоматизация KeepSolid
KeepSolid Automations может помочь компаниям оценить возможности управляемой автоматизации, начиная с реального рабочего процесса клиента: триггеров, входных данных, систем, правил, владельцев, утверждений, исключений и желаемых результатов.
В этой теме полезным разговором является разговор об оценке. Консалтинговая фирма может захотеть изучить, как набор потенциальных клиентов, подготовка предложений, координация планирования, прием проектов, поиск знаний, сбор времени/расходов и сбор отчетов для клиентов могут быть структурированы в управляемый рабочий процесс. Результат зависит от инструментов, разрешений, исходных данных, стабильности процессов, уровня риска и требований компании.
Это делает работу обоснованной. Он позволяет избежать превращения автоматизации в черный ящик и дает партнерам, руководителям операций и менеджерам по доставке более четкий способ решить, что следует автоматизировать, что следует перепроектировать в первую очередь, а что должно оставаться человеческим решением.
Часто задаваемые вопросы
Это то же самое, что покупка программного обеспечения PSA?
<р>Нет. Эта статья посвящена оценке возможности управляемой автоматизации при передаче от потенциального клиента к активному проекту. Платформа PSA может быть частью операционной среды компании, но оценка должна быть сосредоточена на фактическом рабочем процессе, исходных данных, владельцах, одобрениях и исключениях, а не на предположении об одном фиксированном пути к программному обеспечению.
Может ли автоматизация сама по себе оценивать потенциальных клиентов или утверждать предложения?
Оно не должно заменять ответственное коммерческое суждение. Автоматизацию можно оценить для задач поддержки, таких как сбор сведений о приеме, применение утвержденных критериев маршрутизации, подготовка материалов предложения на основе утвержденных шаблонов и пометка недостающей информации. Квалификация, цены, объем, условия контракта и окончательные обязательства должны оставаться за уполномоченными лицами.
Что делает процесс приема проектов готовым к автоматизации?
Готовность обычно зависит от стабильных обязательных полей, надежных исходных записей, имен владельцев, четких ворот утверждения и известных путей исключений. Если фирма не может сказать, какие данные являются достоверными или кто может одобрить нестандартную работу, следует отложить реализацию до тех пор, пока эти правила не будут разъяснены.
Как следует обрабатывать отчеты клиентов?
Для консалтинговых групп автоматизированная отчетность клиентов должна рассматриваться как сбор и подготовка отчетов на основе проверенных исходных данных, а не как неавтоматизированное окончательное сообщение. Рабочий процесс может собирать обновления, структурировать черновик и отмечать недостающие доказательства. Ответственный консультант, менеджер или партнер должен утвердить окончательный отчет для клиента.
Что должна сделать фирма в первую очередь?
Начните с отображения одного реального недавнего перехода от запроса к началу работы и отчету. Определите каждый шаг копирования и вставки вручную, утверждение, отсутствующее поле, исключение и владельца решения. Это дает фирме конкретную основу для обсуждения открытия или консультаций по поводу возможностей повторяемой автоматизации.
